杉山です。いやあ、１カ月半ぶりの更新です。
言い訳ですが、単行本の制作などに追われていまして…。
が、そんななか、前回ちょっとご紹介した「“大ざっぱ”Ａ４タテワイド整理術」が役立ちました！ 今回は、その方法をお伝えします。
「“大ざっぱ”Ａ４タテワイド整理術」、仕組みは極めて単純です。
Ａ４版の透明クリアホルダーに資料を入れて整理している人は多いと思いますが、僕は、「そのクリアホルダーにパンチ穴を開け、リングファイルで綴じている」のです。
そう、こんな感じ。
ちなみに、先日まで悪戦苦闘していた単行本のファイルは、こんな感じでした。
資料がいろいろある上に、実質２週間で１冊書くスケジュールで、半ベソをかいていましたが、資料で混乱することは１回もありませんでした。
なぜ、この方法が良いのか？
それは、「大ざっぱで、手間が少ない」のに、整理に必要な条件をクリアしているからです。
「“大ざっぱ”Ａ４タテワイド整理術」で用意するツールは、以下３つ。
●「Ａ４タテワイドサイズ」のリングファイル（Ａ４より少し大きめ。例：PLUS「FC-101R」）。
●Ａ４版の透明クリアホルダー（あらかじめ穴を開けておくと良い）
●パンチャー
Ａ４タテワイドを使うのは、Ａ４サイズのファイルで綴じると、クリアホルダーがはみ出るからです。
クリアホルダーは、既にパンチ穴の開いた透明リフィルを併用しても構いません。
面倒なルールもなく、守るべきなのは、
◎資料が発生したら、とりあえずクリアホルダーに突っ込む（資料の名称をホルダーに書いても良いし、書かなくても良い）
◎１つの案件ごとにリングファイルを用意。そこにクリアホルダーを綴じる
◎クリアホルダーが満杯になったら、２～３つのホルダーに仕分けする（気が向いたら）
この３つだけ。
その３つのルールを守れば、前回挙げた６つの条件をクリアできます。
【条件１】資料の出し入れがカンタン
元がクリアホルダーですから、収納時はバサッと突っ込んで、綴じるだけ。
取り出したい時は、ホルダーをファイルから外さなくても資料を引き出せます。
【条件２】書類を探しやすい
書類は必ずどこかのホルダーに入っているので、そこだけ探せばＯＫ。本のように閲覧できるので、楽に探せます。
【条件３】ある程度の量の書類を保管できる
１ホルダーにＡ４用紙50枚は収納可能。リングファイルは幅35mmの細めのものでも、10ホルダー以上は保存できます。
【条件４】場所を取らない
僕の机はそれほど広くないですが、写真のように８冊は並べられます（幅35mmのリングファイルの場合）
【条件５】資料を持ち運びやすい
ファイルごと、また必要なホルダーだけ外して持ち歩くことも可能です。
【条件６】資料がたまりにくい
リングファイルが満杯になった時は、捨てる良い機会に。ホルダーをパラパラめくり、長期保存が必要なものだけ、別の保存用ファイルに綴じ替えています。
「資料整理は、細かく整然としなくてはいけない」
こういう先入観を持っている人は、けっこう多いような気がします。
だから、整理しようと考えた時、整理ルールを細かく決めすぎる。
結果、ルールを守るのがメンドくさくなって放り出してしまう。
こんなパターンが多いのではないでしょうか。
しかし、「“大ざっぱ”Ａ４タテワイド整理術」は、面倒なルールがありません。だから、続くというわけです。
ちなみに、この方法を実践すると、数カ月に１回、資料を捨てることになるので、頻繁に、仕事を振り返ることにもつながります。
