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第2回 『A4タテワイド』整理術 前編

最近、アルバムを整理していたら、12年前に仕事場で撮った写真が出てきました。
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この頃は徹夜の連続だったなぁ…。机に伏して、仮眠することも少なくありませんでした。

もっとも、仮眠のつもりが、気づいたら5時間経過、なんてこともよくありましたが。
「とほほ、帰れば良かった…」と何度後悔したことか。

それはさておき、この写真を見ていたら、あることに気づきました。
「書類整理の仕方が、今とまったく違うな」

というわけで、今回の杉山システムは「資料の整理法」です。

少し前は「IT化でペーパレス」なんて言われていましたが、
実際は「紙の資料が余計に増えた」という声もよく聞かれます。
僕のようなライター業も、相変わらず紙の資料だらけです。
違う雑誌の記事を7~8件、同時進行する時などは、
資料をしっかり整理しないと、資料探しで時間を大幅にロスすることに!
その時間がバカにならない、と思い始めたのが、まさに上の写真の頃でした。

当時の僕は原稿を書くのが非常に遅く(今も大して速くないのですが…)、
〆切に遅れまくっていました。
かといって、執筆スピードはそう簡単に速くなりません。
「このままじゃ仕事切られるかも。ヤバイな…」。

悩んだあげく、出た結論が
「資料探しの時間を最小限に減らすことで、少しでも原稿書きの時間を捻出すること」。
そして、資料整理の方法について、試行錯誤し始めたわけです。

とはいえ、なかなか良いやり方にたどりつくことができませんでした。たとえば…

[試した方法・その1]封筒&ボックスファイル
杉山sysその2 115.jpg

一つの記事につき、一つの封筒をつくって、資料を入れます。
それらの封筒は、雑誌別に用意したボックスファイル(書類整理箱)で保管していました。
野口悠紀雄氏の「超整理法」にちょっとだけ似ています。おそらく影響を受けたのでしょう。

が、ちょっと難点が。
まずは、封筒の中に何が入っているか、すぐ分からないので、あとから資料が探しにくい。
封筒をクリアホルダーに変えても、あまり改善されませんでした。
杉山sysその2 117.jpg
見やすい位置にインデックスをつけるべきなのでしょうが、正直メンドくさいんですよね。
さらに、関わる雑誌の数が増えるにつれ、ボックスが増えてきました。
仕事場が狭かったので、自分の机の上以外に置き場がなく…。困ってしまいました。

[試した方法・その2]クリアファイルに保管する
そこで今度は、雑誌ごとにクリアファイルを1冊ずつ用意しました。
これならコンパクトにまとめられるのでは? ところが、これも企画倒れ。

杉山sysその2 076.jpg

リフィルから資料を出し入れするのに手間取るんです。
また、大量の資料を1ページに入れにくいですし(50枚でキツい)、
1つの記事の書類だけを持ち運ぶのにも不向き。
取材に行く時は、いちいち出して、クリアホルダーに入れ替えていました。

てな感じで、なかなか「これだ!」というものに辿り着きません。

ひとまず、必要な条件をまとめてみました。
【条件1】書類を探しやすい
【条件2】資料の出し入れがカンタン
【条件3】ある程度たくさんの書類を保管できる
【条件4】場所を取らない
【条件5】資料を持ち運びやすい(雑誌ごとでも、記事ごとでも)
【条件6】長期間保存も可能
これらの条件を満たす方法とは? 

そこで行き着いたのが、「『A4タテワイド』整理法」でした。
具体的には……次回に続きます!