最近、アルバムを整理していたら、12年前に仕事場で撮った写真が出てきました。
この頃は徹夜の連続だったなぁ…。机に伏して、仮眠することも少なくありませんでした。
もっとも、仮眠のつもりが、気づいたら５時間経過、なんてこともよくありましたが。
「とほほ、帰れば良かった…」と何度後悔したことか。
それはさておき、この写真を見ていたら、あることに気づきました。
「書類整理の仕方が、今とまったく違うな」
というわけで、今回の杉山システムは「資料の整理法」です。
少し前は「ＩＴ化でペーパレス」なんて言われていましたが、
実際は「紙の資料が余計に増えた」という声もよく聞かれます。
僕のようなライター業も、相変わらず紙の資料だらけです。
違う雑誌の記事を７～８件、同時進行する時などは、
資料をしっかり整理しないと、資料探しで時間を大幅にロスすることに！
その時間がバカにならない、と思い始めたのが、まさに上の写真の頃でした。
当時の僕は原稿を書くのが非常に遅く（今も大して速くないのですが…）、
〆切に遅れまくっていました。
かといって、執筆スピードはそう簡単に速くなりません。
「このままじゃ仕事切られるかも。ヤバイな…」。
悩んだあげく、出た結論が
「資料探しの時間を最小限に減らすことで、少しでも原稿書きの時間を捻出すること」。
そして、資料整理の方法について、試行錯誤し始めたわけです。
とはいえ、なかなか良いやり方にたどりつくことができませんでした。たとえば…
［試した方法・その１］封筒＆ボックスファイル
一つの記事につき、一つの封筒をつくって、資料を入れます。
それらの封筒は、雑誌別に用意したボックスファイル（書類整理箱）で保管していました。
野口悠紀雄氏の「超整理法」にちょっとだけ似ています。おそらく影響を受けたのでしょう。
が、ちょっと難点が。
まずは、封筒の中に何が入っているか、すぐ分からないので、あとから資料が探しにくい。
封筒をクリアホルダーに変えても、あまり改善されませんでした。
見やすい位置にインデックスをつけるべきなのでしょうが、正直メンドくさいんですよね。
さらに、関わる雑誌の数が増えるにつれ、ボックスが増えてきました。
仕事場が狭かったので、自分の机の上以外に置き場がなく…。困ってしまいました。
［試した方法・その２］クリアファイルに保管する
そこで今度は、雑誌ごとにクリアファイルを１冊ずつ用意しました。
これならコンパクトにまとめられるのでは？ ところが、これも企画倒れ。
リフィルから資料を出し入れするのに手間取るんです。
また、大量の資料を１ページに入れにくいですし（50枚でキツい）、
１つの記事の書類だけを持ち運ぶのにも不向き。
取材に行く時は、いちいち出して、クリアホルダーに入れ替えていました。
てな感じで、なかなか「これだ！」というものに辿り着きません。
ひとまず、必要な条件をまとめてみました。
【条件１】書類を探しやすい
【条件２】資料の出し入れがカンタン
【条件３】ある程度たくさんの書類を保管できる
【条件４】場所を取らない
【条件５】資料を持ち運びやすい（雑誌ごとでも、記事ごとでも）
【条件６】長期間保存も可能
これらの条件を満たす方法とは？
そこで行き着いたのが、「『Ａ４タテワイド』整理法」でした。
具体的には……次回に続きます！
