カテゴリー別アーカイブ: 杉山システム

第9回「『LastPass』で、パスワード増えすぎ症候群サヨナラ?」

身の回りのことをできるだけシステム化・効率化することを目指す「杉山システム」。今回は、「IDとパスワードの管理」です。

「インターネットサイトのIDとパスワードが増えすぎて、収集がつかなくなっている」。これ、僕だけでしょうか? 通販サイトに情報系サイトにネットバンキング、と会員登録しているサイトは年々増える一方。数えてみたら、サイト数は約40。IDとパスワードはそれぞれ10種類以上もありました。

すべて同じIDとパスワードにできれば良いのですが、IDは自分で選べないこともありますし、パスワードはすべて同じだと安全性に問題がある。サイトによっては、10ケタ前後の複雑なパスワードが求められることもあります。その結果、やたらと増えてしまったわけです。
一部のIDやパスワードは、Internet Explorerなどブラウザの登録機能を使って自分のPCに覚えさせていますが、ネットバンキングや通販サイトなどのパスワードは、安全性の面で、自分のPCに保存したくない。
そこで、アナログな僕は手帳にメモって整理しているのですが、これはこれで問題なのは重々承知しております。2年前、電車で泥酔&爆睡中にバッグごと盗まれたことがあり、この時は財布以外戻ってきたのですが、そんな幸運はめったにないでしょう。ケータイのメモに入力し、ロックをかけておく手もありますが、ロックをかけ忘れて、落としそうな気も。
うーん、なんとかならないものか。

そこでちょっと調べてみたら、最近は、無料でダウンロードできる「ID・パスワード管理ツール」がいくつもあるんですね。

機能はどれも似通っているようで、基本的には、数多くのサイトのIDとパスワードを一括登録することが可能。そして、このツールを経由して、登録済みのサイトにアクセスすると、IDやパスワードを入力することなく、自動ログインできます。ツール自体のIDとパスワードは打ち込む必要がありますが、それだけ覚えておけば、何十ものサイトが一括管理できるというわけです。
他のPCからでも使えるツールを選べば、会社でも家でも利用可能。ものによっては、スマートフォンでも使えるようです。気になるのはセキュリティですが、どのツールも、セキュリティの堅牢さが自慢の様子。これはけっこう良いかも?

手始めに、ヤフーでダウンロードできる『MoneyLook』を試しました。
ID・パスワード管理だけでなく、資産全体を管理できるツールで、銀行や証券会社、カード会社の資産状況、ポイントサイトの保有状況も管理できました。かなり優れたツールですね。ただ、そこまでいくと、資産を握られているようで、ちょっと恐ろしい気がしなくもない…。また、通販サイトや情報系サイトのパスワードは管理不可。そういうサイトも、まとめて一括管理したいんだよな。

という条件で探したところ、アメリカのベンチャー企業が提供している『LastPass』というツールが良さそうでした。
サイト登録の仕方は簡単で、ツールをダウンロードした後、登録したいサイトにログインすると、「このパスワードを登録しますか?」とメッセージが表示されます。
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YESとクリックすれば完了。あとは、ツールを立ち上げると、登録サイトが一覧で表示されます。
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これをクリックすれば、自動でログインできました。そして、会社で登録を済ませた後、自宅のPCにこのツールをダウンロードし、アクセスしたところ、ほとんどのサイトは自動ログインできました。こりゃ便利!

ただ、一つ気になったのは、『LastPass』の運営会社を信じられるかどうか、ということでしょうか。このサイト、日本語版があるのですが、これが、いかにも翻訳ソフトで翻訳した日本語。経営陣のプロフィールを見ると、「市立大学のフットボールのことではいつも楽天的です」などとワケがわからないことが書いてあります。ちなみに、全員ポロシャツ姿で、やたら陽気な笑顔。トップページに戻ると、「キャッチやだましではありません」。…信じられる人には、良いツールだと思います。

結局、僕はどうしたか? 情報漏洩しても実害が小さそうなサイトだけ『LastPass』を使い、あとは手帳にヒントだけ書いて、自分の頭で覚えることにしました。最強のセキュリティシステムは我が頭脳かな、な~んて。

まぁ、さっそく昨日登録した『MoneyLook』のパスワードを忘れましたが…。


第8回 『SugarSync』でボンボヤ~ジュ!な出張仕事術

ボンジュ~ル。一昨日、イタリア・フランス旅行から帰国したばかりで、ヨーロッパにかぶれております。エスカ~ルゴ、モンブラ~ン、シルヴプレ。

…さて、新婚旅行という大義名分を利用し、ガツンと11日間休ませていただいたのですが、その分、仕事は前倒し。出発前はバタバタでした。一応、出発前夜にすべての原稿を書き上げたのですが、万が一、修正があったら、旅先でやらざるを得ません。原稿や資料などのデータを、現地で見られるようにしておく必要がありました。

が、データの面に関しては心配無用! 新たに杉山システム入りした、『SugarSync』のおかげです。トレビア~ン、メルシ~(すみません、もうやめます)。
これは、無料で使えるオンラインストレージソフト。簡単に言えば、自分のPCのデータをサーバーに自動でアップロードしてくれ、ネットにアクセスすれば、いつでもどこでもダウンロードできる、というソフトです。
特筆すべきなのは、ダウンロードの方法。以下のような自分専用サイトにアクセスする手もありますが、
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使っているPCが2台だけなら、そんなことをしなくてもOK。片方のPCのデータを、もう片方のPCのデスクトップ上に勝手に保存してくれるんです。
たとえば、会社と家のPC2台を登録します。すると、会社のPCのデスクトップにあるフォルダが、家のPCにも現れます。もちろんフォルダの中身も同じです。以下の画像は、上が会社PC、下が僕の自宅PC。同じフォルダがあるのがお分かりになるでしょう。

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そして、片方のPCでデータを修正し、保存すると、自動的にアップロード。もう片方のパソコンを立ち上げた時に、これまた自動的にダウンロードしてくれます。あとは、フォルダを開ければ、修正済みのデータを見られる、というわけです。
これまで、家に仕事を持ち帰る時は、必要なデータをGmailに送っていたのですが、「あのデータを送り忘れた!」ということが、たまにありました。こういうミスとはもうおさらばというわけです。有料版はもっと高機能のようですが、無料版でも2GBの容量があるので、十分でしょう。

と、以上のことはすべて後輩の須貝に教えてもらいました。すみません、またパクリました。

そんな『SugarSync』をノートPCにインストールし、満を持して旅立った僕。幸か不幸か? 1本、原稿の修正依頼がきました! 以前もらっていた資料のデータをいくつか確認する必要がありましたが、『SugarSync』を使って同期していたので、問題なく見られました。嫁が寝てから、眠い目をこすりながらの原稿修正でしたが、スムーズに完了。いやはや、これは便利だわ。

ただ、ちょっと弱点もあります。一つは、遠隔操作ができすぎること。一度、自分専用サイト上でフォルダを削除したら、PC上のフォルダも消えてしまいました。そのフォルダはゴミ箱にあったので、事なきを得ましたが…。また、デスクトップにあるフォルダのファイルを自動アップロード時に、PCの動作がやや重くなることも。まぁ、XPを使っているからだとは思うのですが。それがイヤでなければ、使えるソフトといえるでしょう。

というわけで、快適に出張仕事ができたかのように見えますが、意外なことで手間取りました。インターネット接続です。
最初にベネチアのホテルに滞在したのですが、部屋にLANケーブルがありません。Wi-Fiか? でも、ホテルのご案内には、何も書かれていません。うーん、困った、うーん。
意を決して、フロントに聞きに行きました。うわぁ、愛想悪そうだな。

僕「えっと、え、Excuse me!」
フ「(まゆをひそめて、無言でこちらを向く)」
僕「ええと、その…Can I internet?(う、動詞がない)」
フ「what!?」

結局、ノートPCをフロントに持っていき、「Can I internet?」と身振り手振りのコンビネーションの結果、Wi-Fiのパスワードをどうにかゲットしました。

要は初歩の英会話ができれば、簡単にネット接続できたわけですが。ヤバイですね、オレ。帰国後、英会話の本を読み始めたのは言うまでもありません。


第7回 仕事を劇的に“見える化”する!?『バブルマップ』手帳術

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「いま、手帳特集記事の取材に応じてくれる人を探しているんですよ。そういえば、杉山さん、何か面白いことやってませんか?」
先日、ある出版社の編集者からそんな話をいただきました。
早くも、杉山システム、雑誌デビューのチャンスか?
と一瞬舞い上がりましたが、僕、手帳の使い方はけっこう普通なんです……。
ド定番の能率手帳に、スケジュールと仕事リストを書いているだけ。
「僕には荷が重いです」と断ってしまいました。
うーん、しかし、この対応って杉山システム提唱者としてどうなんでしょうか?
ココで偉そうに自分の名を冠した仕事術を語っているのに、仕事ツールの王道といえる手帳の話ができないとは。なんかちょっと敗北感があります。
コレをモチベーションに、手帳の使い方を工夫してみることにしました。
そして実践したのが、「バブルマップ」
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一言で言えば、やるべき仕事リストを、手書きの円(=バブル)で表現する方法です。
バブルの大きさは、仕事量の大きさに比例しています。
優先順位が高い仕事ほど、上の位置にバブルを書きます。
コレの長所は、仕事を羅列したリストよりも、「見える化」できることです。
それぞれの仕事の量が表現できるので、どのぐらい仕事を抱えているか、一目で分かります。
また、途中経過も表現できる(例:半分終わったら、バブルの半分だけ赤ペンで塗る)ので、進捗具合も分かります。
さらに、大きな仕事を終わらせた時に、赤ペンで塗りつぶす時の満足感が大きい。
ま、自分で開発したみたいに言っていますが、実際は、以前、人気サイト「百式」の田口元さんに取材でお会いした時に習った方法です。早い話、パクリですね。
てなわけで、月曜日から実験スタート(※上の画像参照)。
上のバブルは、単行本の原稿書きの仕事。1週間で3章分、書き上げなきゃいけないんス。つれえ~。
さらに、下のバブル。PR誌の原稿書きの仕事もあります。
さて月曜日の夜。
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火曜の夜。
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水曜夜。
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大きなバブルが消えません!
急遽、PR誌の原稿の優先順位が上がったので、月火は単行本に手をつけられず。
ある意味、仕方ないのですが…。
重くのしかかる、3つのバブル。
これらが醸し出すプレッシャーたるや、リスト時代とは比べものになりません。
イライライライラ。
さらに、水曜日に、PR誌原稿の一部書き直し、別のPR誌の急ぎの見積もり依頼、雑誌の取材先探しなどが入ってきて、新たなバブルを記入しました。
が、書き込む字の量の関係上、不当にバブルがでかくなってます。
うう、より一層、圧迫感が出てきたぞ…。
こうして3週間にわたってノウハウを蓄積した結果、次のようになりました。
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元に戻しました。
だって、あまりにプレッシャーがかかり過ぎるんですもの。
田口さんの当時の記事やブログを読み返してみると、バブルマップの使い方が以下のように書かれていました。
「あくまで1日単位の仕事を把握する時に使う」
「それ以上の期間の仕事は、基本的には項目リストで保管」
「たまに気分転換で使うのみ。いつも使うわけじゃない」

つまり、長期の予定管理には向かないというわけです。
まったく、その通り。早く読んでおけば良かった…。
というわけで、今回のチャレンジはほぼ失敗でしたが、一つ気づきました。
「何でも『見える化』すればいいってもんじゃない」。
バブルマップを使っている最中は、プレッシャーを強く感じすぎて、いつもより仕事が進まなかった気がします。
あまりに見え過ぎると、精神衛生上、良くないこともあるな、と。
いずれにせよ、当分、手帳については語れなそうです…。


第6回 特製チェックリスト

あれは、2007年7月。梅雨明け直後の蒸し暑い真夏日のことでした。
取材で新宿に向かう山手線の中で、なんとなく嫌な予感がして、カバンを開けると…。
「なんで、ICレコーダーがないんだよ…」
ライターにとって、ICレコーダーは必須アイテム。
1時間以上に及ぶ取材内容を誤認しないためには、録音が欠かせません。
これは本当にマズい!
というわけで、電車のドアが開くや否や、数百メートルを猛ダッシュし、ビックカメラで、一番安いICレコーダーを自腹で購入(6000円)。
店員から箱をもぎ取り、全身汗ビショで取材場所に急行しました。
すると、初めてお会いするその相手は、かなりかわいい女の子。
なんでこんな時に限って!
「この人、くさい」と思っただろうな…、はぁ(泣)。
しかし、懲りないもので、今でも、忘れ物をすることが度々。
月2~3回は自宅にケータイか定期入れを置き忘れるし、取材に行く途中、取材ノートや地図などがないことに気づき、内心冷や汗をかいていることも。
草野球の時も、チーム全員分のバットやヘルメット一式を自宅に置き忘れたことがありました。
幸い、今のところ、大問題につながったことはないのですが、そのうち取り返しのつかないことになっても不思議ではないよう気がします。
自分だけの失敗で済めば良いですが、他人に迷惑をかけるのは避けねばなりません。
忘れ物をしないための「杉山システム」をつくろう!
そんな話を会社ですると、さまざまな案が出てきました。
1.「はとぽっぽ」作戦
「雑誌で見たんだけど、自分の持ち物を替え歌にして、外出前に歌うといいらしいよ」と竹内。その方は、童謡の「はとぽっぽ」を歌っているそうです。
「サ・イ・フ、テイキイレ。ケータイデンワにカギトケイ♪」てな感じでしょうか。
が、同居人に話したら、「隣人にビョーキだと思われるから、やめてくれ」。
オレ、声でかいからな…。却下。
2.「オール携帯」作戦
「オレが取材したある人は、毎日全部持ち歩いていたぜ。仕事道具、爪切り、ピック、楽譜…」と箱田。なるほど、必要最小限の荷物を選ぼうとするから忘れるのであって、全部持ち歩けばいいのか。
が、同居人いわく、「そんなに荷物重くしたら、イヤになるに決まってるじゃん」。
一蹴されました。却下します。
3.「忘れ物0」作戦
「なら、ケータイを使えば?」と箱田。iPhoneには、「忘れ物0」というチェックリストアプリがあるそうです。
が、同居人いわく、「家にケータイをよく忘れる人が、ケータイにリストつくって、毎日見るとは思えない」。
それもそうだ。却下ですかね。
4.「アナログリスト」作戦
「それなら、コレは?」と竹内が取り出したのがコレ。
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おお、紙のリストですか。なんたるアナログ。
竹内の場合、旅行用に使っているそうです。
それにしても、ビール、ワイン、焼酎、日本酒を持参した上、さらに酒を買うとは…。
でも、紙が一番良さそうです。
実は6~7年前にも一度つくっているのですが、いつしかその存在を忘れていた(汗)。
忘れ物リストを忘れないための忘れ物リストが必要そうですが、玄関に置いたり、机に貼ったりしておけば、今度こそ見逃すことはないでしょう。
最終的にコレに落ち着きました。
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コレは自宅用。「よく忘れる」「忘れたら困る」項目を書いておきました。
なんだか自分の行く末が心配になってきましたが…。
さらには草野球用もつくりました。これで、もう忘れないぞ!
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というわけで、さっそく、今朝、自宅用を使ってみました。その結果。
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腕時計を忘れました。
リストを見ながら用意していたのですが、やや寝坊して、あせっていて、その、うーん、言い訳になりませんね。
帰って、同居人にこう言われました。
「ツールに頼るより、時間に余裕をもって行動した方がいいと思うよ」


第5回 全体像が掴める『マインドマップ風メモ術』 後編

さて、前回の続き、「マインドマップ風メモ術」についてご紹介しましょう。実物はこのように書いています。
すぎやまシステム動画.AVI
そもそもマインドマップとは、トニー・ブザンという人が発明したメモ術。
1枚の紙の真ん中にテーマを書き、そこから放射状にキーワードを書き連ねていきます。
実は、4年前から、「取材した後、内容を整理する」「原稿のラフ案を作る」といった時に、マインドマップを使っていました。ただ、僕の方法は、あくまで「マインドマップ風」。本家は、キーワードの書き連ね方などにルールがありますが、僕の場合は、単に「階層ごとに、放射状に書いていく」だけでした。こんな感じです。
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しかし、自己流&いい加減でも、
「多くの事柄を1枚の紙にまとめられる」
「入り組んだ話の関係性が分かる」
「1枚で全体を俯瞰でき、モレやダブりなどを整理できる」
「つくっている過程で、頭が整理される」
といったマインドマップの効能は享受できました。
そこで、2年前に、「取材メモにも応用してみてはどうか」と考えたのです。キーワードを書き連ねていく方式なので、小さなスペースに多くの情報を詰め込めるし、速記性も高いはず、というわけですね。
とはいえ、取材中、話を聞きながら、1枚の紙にうまくまとめるのは、難しそう。そこで「マインドマップ風」を一層アレンジし、最終的には、次の形に落ち着きました。
まず、大原則は、以下の4つです。
1.複数ページに書き分ける(ただし、俯瞰しやすいよう、極力少ない枚数に収める)
2.キーワードだけを書いておく(が、一文くらいまでならOK)
3.上位階層を左端に書き、そこから右や下に、下位の階層を展開していく
4.雑談とおもわれるものは、右端に小さく書く

が、難しいです。とくに3と4。
「階層分けを瞬時にしにくい内容で、とりあえず書いておいた」
「雑談だと思ったら、核心をつく話だった(逆もあり)」
などが、どうしても発生するのです。
そこで、取材中、次の対応を心がけたら、だいぶ整理できるようになりました。
●出発地点が分かるように、第2階層に★印をつけておく
●目立つように、重要そうなキーワードに、◎印や赤丸をつけておく
●ブロックごとに、線で仕分けする

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その結果、以下のような効果が!
◎全体を俯瞰でき、大事なポイントを抜き出しやすい
◎取材数日後に見ても、内容を思い出せる
◎テープを聞き返さなくても、取材内容の大半が分かる
◎大量に書き込む割に、手がつかれにくい
◎1冊のノートに20~30回分の取材内容を書き込め、持ち運びやすい

以上では、取材メモを例に取り上げていますが、どの仕事にも応用が利くと思います。現に、僕は、打ち合わせのメモもこの方式でとっています。
ただ、難点をあげれば、「他人に見せても、まったく理解してもらえないこと」。
先日、結婚式2次会の幹事をした時に、マインドマップ風メモを書き、
もう一人の幹事に、つい無造作に渡したら、「分かるか、こんなもん」と突き返されました。正式な書き方をしたマインドマップなら分かってもらえるのでしょうが、僕のいい加減な方式ではムリですね…。
でも、自分だけの理解を深めるには、非常におすすめの方法ですよ!