先週、先々週と、取材ウィークで、各地をウロウロしていた杉山です。
いくつかの媒体の仕事が同時に進んでいたので、
異なる記事の取材がゴッチャゴチャに入っていました。
リサイクルショップを取材した後、投資術の話を聞き、翌日は家電量販店２件、という具合。メモの仕方を工夫しないと、もう訳が分からなくなります。
というわけで、今回の杉山システムは、「メモの仕方」を取り上げます。
会議で、商談で、電話をとりながら。メモを取ったはいいけれど、
「うまくまとまっていなくて、後で見返した時に、何がなんだか分からない」
そんなことって、ありませんか？
恥ずかしながら、僕はよくありました。
取材の時、僕は必ずＩＣレコーダー（数年前まではテープレコーダーでした）を回すのですが、
「録音失敗した時のことを考えておけ！」という社長の教えから、
取材相手の言葉を一字一句書き留める勢いで、
Ａ４ノートにビッシリ箇条書きにしていました。こんな感じです。
少なくて10ページ、取材時間が長いと20～30ページに及びました。
ところが、この方法には弱点がありました。
「後から見たときに、全体像が把握しにくい」のです。
「すでに他の原稿を抱えている」「レイアウトデザインの文字数に合わせて、原稿を書かなければいけない」といった事情があり、
多くの場合、原稿を書くのは、取材日から２～７日経った後。
忘れっぽい僕は、それだけ経つと取材内容をすっかり忘れています。
そこで、ノートを見返すわけですが、
20～30ページに及ぶ箇条書きですから、とても取材内容を俯瞰できません。
結局、全部読み返し、思い出す作業が必要になります。これが意外と時間がかかる。
「重要なポイントと思われるものに、◎をつける」「矢印で、関連性を書く」
などはしていましたが、全部読み返す必要があるのは変わりありませんでした。
さらには、腱しょう炎にもなりました…。
１日３件取材などをすれば３～４時間書きっぱなしですから、なって当然ですね。
「じゃ、そんなに書かなきゃいいじゃん」といわれそうですが、
録音に失敗しないという保証はありません。
必ず、ICレコーダーの動作確認を２回はするようにしているのですが、
実際、100回に１回程度、作動していないことが。
気づいた時に吹き出る冷や汗といったら…。思い出したくありません。
また、取材中、話をうまく盛り上げながら、大事なキーワードだけを取捨選択して書くのは、難易度が高いと思うのです。
実は大事なキーワードを間違って捨ててしまいそう。
少なくても、僕には上手く取捨選択する自信がありません。
そう考えると、次の条件を満たす方式がベスト。
●取材中
・取材内容のほとんどを書き残す方式
・が、つかれにくい
●取材後
・コンパクトにまとまっていて、全体像を把握しやすい。
・大事なポイントも一目で分かる
これらの条件を満たしていたのが、「『マインドマップ風メモ術』」でした。
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第３回 大ざっぱ『Ａ４タテワイド』整理術 後編
杉山です。いやあ、１カ月半ぶりの更新です。
言い訳ですが、単行本の制作などに追われていまして…。
が、そんななか、前回ちょっとご紹介した「“大ざっぱ”Ａ４タテワイド整理術」が役立ちました！ 今回は、その方法をお伝えします。
「“大ざっぱ”Ａ４タテワイド整理術」、仕組みは極めて単純です。
Ａ４版の透明クリアホルダーに資料を入れて整理している人は多いと思いますが、僕は、「そのクリアホルダーにパンチ穴を開け、リングファイルで綴じている」のです。
そう、こんな感じ。
ちなみに、先日まで悪戦苦闘していた単行本のファイルは、こんな感じでした。
資料がいろいろある上に、実質２週間で１冊書くスケジュールで、半ベソをかいていましたが、資料で混乱することは１回もありませんでした。
なぜ、この方法が良いのか？
それは、「大ざっぱで、手間が少ない」のに、整理に必要な条件をクリアしているからです。
「“大ざっぱ”Ａ４タテワイド整理術」で用意するツールは、以下３つ。
●「Ａ４タテワイドサイズ」のリングファイル（Ａ４より少し大きめ。例：PLUS「FC-101R」）。
●Ａ４版の透明クリアホルダー（あらかじめ穴を開けておくと良い）
●パンチャー
Ａ４タテワイドを使うのは、Ａ４サイズのファイルで綴じると、クリアホルダーがはみ出るからです。
クリアホルダーは、既にパンチ穴の開いた透明リフィルを併用しても構いません。
面倒なルールもなく、守るべきなのは、
◎資料が発生したら、とりあえずクリアホルダーに突っ込む（資料の名称をホルダーに書いても良いし、書かなくても良い）
◎１つの案件ごとにリングファイルを用意。そこにクリアホルダーを綴じる
◎クリアホルダーが満杯になったら、２～３つのホルダーに仕分けする（気が向いたら）
この３つだけ。
その３つのルールを守れば、前回挙げた６つの条件をクリアできます。
【条件１】資料の出し入れがカンタン
元がクリアホルダーですから、収納時はバサッと突っ込んで、綴じるだけ。
取り出したい時は、ホルダーをファイルから外さなくても資料を引き出せます。
【条件２】書類を探しやすい
書類は必ずどこかのホルダーに入っているので、そこだけ探せばＯＫ。本のように閲覧できるので、楽に探せます。
【条件３】ある程度の量の書類を保管できる
１ホルダーにＡ４用紙50枚は収納可能。リングファイルは幅35mmの細めのものでも、10ホルダー以上は保存できます。
【条件４】場所を取らない
僕の机はそれほど広くないですが、写真のように８冊は並べられます（幅35mmのリングファイルの場合）
【条件５】資料を持ち運びやすい
ファイルごと、また必要なホルダーだけ外して持ち歩くことも可能です。
【条件６】資料がたまりにくい
リングファイルが満杯になった時は、捨てる良い機会に。ホルダーをパラパラめくり、長期保存が必要なものだけ、別の保存用ファイルに綴じ替えています。
「資料整理は、細かく整然としなくてはいけない」
こういう先入観を持っている人は、けっこう多いような気がします。
だから、整理しようと考えた時、整理ルールを細かく決めすぎる。
結果、ルールを守るのがメンドくさくなって放り出してしまう。
こんなパターンが多いのではないでしょうか。
しかし、「“大ざっぱ”Ａ４タテワイド整理術」は、面倒なルールがありません。だから、続くというわけです。
ちなみに、この方法を実践すると、数カ月に１回、資料を捨てることになるので、頻繁に、仕事を振り返ることにもつながります。
第２回 『Ａ４タテワイド』整理術 前編
最近、アルバムを整理していたら、12年前に仕事場で撮った写真が出てきました。
この頃は徹夜の連続だったなぁ…。机に伏して、仮眠することも少なくありませんでした。
もっとも、仮眠のつもりが、気づいたら５時間経過、なんてこともよくありましたが。
「とほほ、帰れば良かった…」と何度後悔したことか。
それはさておき、この写真を見ていたら、あることに気づきました。
「書類整理の仕方が、今とまったく違うな」
というわけで、今回の杉山システムは「資料の整理法」です。
少し前は「ＩＴ化でペーパレス」なんて言われていましたが、
実際は「紙の資料が余計に増えた」という声もよく聞かれます。
僕のようなライター業も、相変わらず紙の資料だらけです。
違う雑誌の記事を７～８件、同時進行する時などは、
資料をしっかり整理しないと、資料探しで時間を大幅にロスすることに！
その時間がバカにならない、と思い始めたのが、まさに上の写真の頃でした。
当時の僕は原稿を書くのが非常に遅く（今も大して速くないのですが…）、
〆切に遅れまくっていました。
かといって、執筆スピードはそう簡単に速くなりません。
「このままじゃ仕事切られるかも。ヤバイな…」。
悩んだあげく、出た結論が
「資料探しの時間を最小限に減らすことで、少しでも原稿書きの時間を捻出すること」。
そして、資料整理の方法について、試行錯誤し始めたわけです。
とはいえ、なかなか良いやり方にたどりつくことができませんでした。たとえば…
［試した方法・その１］封筒＆ボックスファイル
一つの記事につき、一つの封筒をつくって、資料を入れます。
それらの封筒は、雑誌別に用意したボックスファイル（書類整理箱）で保管していました。
野口悠紀雄氏の「超整理法」にちょっとだけ似ています。おそらく影響を受けたのでしょう。
が、ちょっと難点が。
まずは、封筒の中に何が入っているか、すぐ分からないので、あとから資料が探しにくい。
封筒をクリアホルダーに変えても、あまり改善されませんでした。
見やすい位置にインデックスをつけるべきなのでしょうが、正直メンドくさいんですよね。
さらに、関わる雑誌の数が増えるにつれ、ボックスが増えてきました。
仕事場が狭かったので、自分の机の上以外に置き場がなく…。困ってしまいました。
［試した方法・その２］クリアファイルに保管する
そこで今度は、雑誌ごとにクリアファイルを１冊ずつ用意しました。
これならコンパクトにまとめられるのでは？ ところが、これも企画倒れ。
リフィルから資料を出し入れするのに手間取るんです。
また、大量の資料を１ページに入れにくいですし（50枚でキツい）、
１つの記事の書類だけを持ち運ぶのにも不向き。
取材に行く時は、いちいち出して、クリアホルダーに入れ替えていました。
てな感じで、なかなか「これだ！」というものに辿り着きません。
ひとまず、必要な条件をまとめてみました。
【条件１】書類を探しやすい
【条件２】資料の出し入れがカンタン
【条件３】ある程度たくさんの書類を保管できる
【条件４】場所を取らない
【条件５】資料を持ち運びやすい（雑誌ごとでも、記事ごとでも）
【条件６】長期間保存も可能
これらの条件を満たす方法とは？
そこで行き着いたのが、「『Ａ４タテワイド』整理法」でした。
具体的には……次回に続きます！
第１回 左マウス
先日、後輩の須貝に言われて、ちょっと驚きました。
「杉山さん、左手でマウス使ってる人を、初めて見ましたよ」
僕は、右利きですが、左手でマウスを使っています。
始めたのは４～５年前。
取材でメモをとり過ぎて、腱鞘炎になってしまったことから、
右手の負担を減らそう、と左で使い始めたんです。
しかし、コレ、実践している人が少なからずいると思い込んでいたのですが、
周囲の人に聞いてみると、一人もいませんでした。意外と珍しいんですね。
でも、マウスは左で使える方が断然トク！ と僕は思います。
そこで、左マウスの良さについて、ちょっと熱弁をふるわせていただきます。
さて、第一のメリットは、パソコン作業の疲労度がまったく違うことです。
左が使えれば、左右交互に使うこともできますから、
マウスを使う労力が１／２ずつに分散できる。
そのおかげか、以前は鍼灸マッサージ院にしょっちゅう通っていたのですが、
今は月０～１回程度で済むようになってきました。
左マウスの長所は、それだけじゃありません。たとえば…。
ネットを見ながらメモがとれる。これはホントに便利。
それを実感してから、ますます左マウス信奉者になりました。また…
そばだって食べられます。
食事しながら、資料をプリントアウトするなんてことをよくやっています（行儀の面ではちょっと問題アリですが）。
もちろん、うどんだって食べられます。
パスタもなかなかいけます。
デザートのナタデココゼリー。ゼロカロリーですが、食べ応えがあります。
さらに、ネットで調べたら「右脳が鍛えられる」なんてことも書いていました。
ん…、それは正直実感ないなぁ。でも、そんなこともあるようです。
「左で使うのって難しいんじゃないの？ ハードル高えよ」
と先輩の箱田に言われましたが、僕の体験から言えば、そうでもありませんでした。
やり方は、単にマウスを右から左に移動するだけ。
ボタンの左右の設定は、変えることが可能ですが、
左右で交替する時に面倒なので、僕は変えていません。
慣れるのも割と早く、
僕は、１週間もかからずに、それほど支障無く使えるようになりました。
１カ月も経てば、右手と遜色ない感じで使えていました。
ちなみに、僕は人生でまともにプラモを作ったことがないほど、不器用です。
どうです？ 挑戦してみたくなったでしょう？
といった内容を、社内でも話していたら、
「お前、そういうの、ブログで紹介したらいいんじゃないの？ いっぱいネタあるだろ」
と言われました。
確かに、僕は、ビジネス誌で10年近く仕事術の取材をしていて、
その方法を試しまくっています。
それによって、ものすごく稼げるようになったかというとえらく微妙ですし、
「まったく合わなかった」という失敗談も多いのですが、
以前と比べ、仕事の効率が上がっているのもまた事実です。
たとえ失敗談でも、少しは仕事効率アップのヒントになるかもしれない…？
ということで、以後、僕の体験談と、辿り着いたやり方「杉山システム」をちょこちょこご紹介致します。
ちょっとはお役に立てれば何よりです！